やっほ〜！やまひこです！
今回は私が仕事で実践している爆速メール処理術を紹介します。ビジネスマンにとってメールはまだまだ必須ツールですね。しかし気づくとすごい数のメールが溜まってしまい、処理するだけで大切な時間が取られてしまいますよね。
そこで私がなんとかメール処理の時間を減らせないかと試行錯誤しながら辿り着いたメール処理術の紹介です。メールを処理している時間は本質的に付加価値を生み出すわけではありませんよね。本当はもっと優先的にやりたことがあるはずです。やりたいことに注力するために、大切ではないメール処理はサクッと終わらせましょう。
実践するとメール処理の時間が半分以下にはなりますよ！
<こんな人にオススメ！>
- やることに追われて時間がない
- やるべきことをつい忘れてしまい、よく催促される
- 処理しきれずに自信をなくしてしまう
早速見ていきましょう。
１度開いたメールは２度と開かない
まず初めに、１度開いたメールは２度と開かないようにしてください。「え！？そんなことできる？」と思われるかもしれませんが、できますし慣れたら余裕です。１度開いたメールは即処理を完了させて２度目と開かないようにしましょう。
なぜ２度目を開いてはいけないかというと、開いた回数だけ時間が無駄になるからです。１度目に開いて読んだ時に、まあこれは後でやろうと後回しにすると人間は読んだことを忘れます。２度目に開いた時に結局もう一度読むことになるので２倍時間がかかるというわけです。
メールは３種類に分類することができます。
- 読むだけでいいもの（情報展開）
- 何かしらの対応や回答が求められるもの（依頼・質問）
- 読む必要すらないもの
「1.読むだけでいいもの」は読んだら終わり。２度と開かない。「2.何かしら対応や回答が求められるもの」は即対応して、終わり。２度と開かない。「3.読む必要するないもの」は１回も開いてはいけません。開くだけ時間の無駄です。件名と差出人で判断できますよね。
これを意識することで処理時間を圧倒的に短縮することができます。
受信トレイを空にする
次に、受信トレイを空にするようにすることをおすすめします。皆さんの受信トレイってどれくらいのメールが入ってますか？１万件とか１０万件くらいでしょうか。私は０件です。日に50~100件くらいメールが来ますが、処理が終わると0件にしています。
そうすることで未処理がどれだけあるかが非常にわかりやすくなり管理がしやすいです。受信トレイに溜まったメールを既読/未読で判断したり、わざわざフラグを立てて整理したりする人もいますが、余計に時間をかけているだけに思えます。
処理が終わったメールはarchiveフォルダ（名前はなんでもいいです）に移すようにしましょう。おすすめはarchiveフォルダへの移動をショートカットキーに割り当てることです。「これは読まずに移動、これは読んだから移動、これはすぐに返信して移動・・・」とういうふうに受信トレイに溜まったメールをリズミカルに処理することができます。
処理が終わると受信トレイが空になるので非常にスッキリします。安心して自分が本当にやるべきことに集中できるのでおすすめですよ。
稀に解答にどうしても時間を要するメールもありますが、そのメールだけはしょうがないので受信トレイに残すようにします。受信トレイに残っている＝未処理案件 とわかりやすいので未処理のまま失念する心配もないし、受信トレイを早く空にしたいという気持ちになるので余計に処理を後回しにしなくなります。
メールチェックするタイミングを限定する
最後にメールチェックするタイミングの限定です。皆さんは１日に何回メールチェックしていますか？多い人は１時間に１回くらいやってたりしないですか。実はメールチェックのために一時仕事を中断するとその都度集中が切れるのでかなり時間をロスしています。
おすすめは朝、昼、夕方の３回くらいにタイミングを限定することです。ついついメールを見たくなる方も多いかと思いますが、超緊急のメールは意外とほぼありません。メールを開封するのが２時間後になったとしてそれで困ったことは私の経験上はありません。むしろそれぞれの仕事に集中することで全体として処理速度が上がり、メールにも結果的に早くレスポンスできることが多いです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。爆速メール処理術の紹介でした。私はこれを実践するようにしてから余計なストレスが減りました。慣れるまでに少しだけ時間がかかるかもしれませんが、一度身につけると永久に効率が良くなります。おすすめです。
今日から実践してぜひ効率的に仕事をしてください。ではまた！
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